Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Nie chodzi więc o wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także dostępu do energii. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak catering, wyposażenie czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Plan B nie stanowi oznaki przesadnej ostrożności, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają funkcjonalna lokalizacja, czytelna odpowiedzialność i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+